בכל עסק קטן ובינוני מצטברות חשבוניות: במייל, בוואטסאפ, כצילום מהשטח, וכקובץ מהספק. מישהו צריך לקחת כל אחת מהן, להקליד את הספק, הסכום, המע”מ והתאריך למערכת הנהלת החשבונות, ולתייק. זו עבודה איטית, חוזרת, ומועדת לטעויות, ובדרך כלל היא נופלת על בעל העסק או על מנהלת החשבונות דווקא בסוף החודש, כשהכי עמוס. סריקת חשבוניות אוטומטית מוציאה את שלב ההקלדה מהתמונה.
מה זו סריקת חשבוניות אוטומטית
זו מערכת שמקבלת חשבונית בכל פורמט, קוראת ממנה את השדות החשובים לבד, ומעבירה אותם ישירות למערכת שבה אתם עובדים. במקום להקליד, אתם מאשרים. במקום לחפש חשבונית ישנה, אתם שולפים אותה בשנייה.
מה המערכת עושה בפועל
- קליטה מכל מקור. חשבונית שמגיעה למייל ייעודי, צילום מהטלפון, קובץ PDF או מסמך סרוק, הכול נכנס לאותו תהליך.
- חילוץ הנתונים. מנוע קורא מהחשבונית את הספק, מספר החשבונית, התאריך, הסכום לפני מע”מ, המע”מ והסכום הכולל.
- בדיקה ואישור. השדות שזוהו מוצגים לצד תמונת החשבונית. שדה שזוהה בביטחון נמוך מסומן לבדיקה. אדם מאשר או מתקן בכמה שניות.
- דחיפה להנהלת החשבונות. הרשומה המאושרת נכתבת ישירות למערכת, והחשבונית המקורית נשמרת מתויקת ומקושרת.
למה חילוץ בעברית זו נקודה קריטית
חשבוניות בעברית הן אתגר טכני אמיתי. הטקסט בקובץ PDF נשמר לפי מיקום ולא לפי סדר קריאה, ובעברית התוצאה יוצאת הפוכה, עם ספרות וסכומים שקופצים למקום הלא נכון. מערכת שלא מטפלת בזה נכון תחלץ סכום שגוי, וזו בדיוק הטעות שהכי יקרה בהנהלת חשבונות. אנחנו בונים את החילוץ כך שהעברית מסודרת נכון והמספרים נשארים במקומם. הרחבנו על הצד הטכני הזה במדריך על חילוץ טקסט ונתונים ממסמכי PDF בעברית.
חשבשבת, פריוריטי ומערכות אחרות
הרוב מחפשים סריקת חשבוניות שמתחברת למערכת שכבר יש להם, ובצדק. אנחנו לא מחליפים את הנהלת החשבונות אלא מזינים אליה. את החיבור מתאימים למערכת הספציפית, בין אם זו חשבשבת, פריוריטי, או מערכת אחרת, כך שהרשומה נוחתת בדיוק במבנה הנכון.
מה עם טעויות ובקרה אנושית
זיהוי אוטומטי טועה מדי פעם, במיוחד בחשבונית מצולמת בזווית או מקומטת. לכן אנחנו לא כותבים להנהלת החשבונות בלי בדיקה. המערכת מסמנת כל שדה לא ודאי ומבקשת אישור, במקום לנחש. בהנהלת חשבונות, ספרה אחת שגויה שווה הרבה יותר מהשניות שהבדיקה עולה.
כמה זה עולה וכמה זמן לוקח
פרויקט בסיסי של קליטת חשבוניות למערכת אחת מתחיל בכמה אלפי שקלים. פתרון רחב יותר, שמכסה כמה מקורות ומחובר עמוק למערכת ההנהלת חשבונות, גבוה יותר. רוב הפרויקטים לוקחים בין שבועות בודדים לחודשיים, כשרוב הזמן מושקע בהתאמה למערכת ולסוגי החשבוניות שלכם. טווח מדויק אפשר לתת בשיחת מיפוי קצרה.
שאלות שאנחנו נשאלים על סריקת חשבוניות
כמה זה מדייק? על חשבוniות דיגיטליות ברורות הדיוק גבוה מאוד. על חשבוניות מצולמות או סרוקות הדיוק תלוי באיכות התמונה, ולכן כל שדה לא ודאי מסומן לאישור אנושי במקום להיכתב בשקט.
זה עובד על חשבוניות בכתב יד או מצולמות? כן, דרך זיהוי תווים, אבל שם שיעור הבדיקה האנושית גבוה יותר. חשבונית דיגיטלית תמיד תהיה מדויקת וזולה יותר לעיבוד.
זה מתחבר לחשבשבת או לפריוריטי שלי? כן. אנחנו מתאימים את החיבור למערכת שבה אתם עובדים ומזינים אליה ישירות, בלי להחליף אותה.
מה עם מע”מ וקיזוז? המערכת מחלצת את רכיב המע”מ ומעבירה אותו כשדה נפרד, כך שהוא נקלט נכון לצורך הקיזוז. ההחלטות החשבונאיות נשארות אצל מי שאחראי עליהן.
צריך להחליף את רואה החשבון או מנהלת החשבונות? לא. הכלי חוסך את שלב ההקלדה הידני ומשאיר את העבודה המקצועית אצל האנשים. הם פשוט מתעסקים בפחות הקלדה וביותר בקרה.
רוצים לראות אם סריקת חשבוניות אוטומטית מתאימה לעסק שלכם? נבחן את זה יחד בשיחת מיפוי ונגיד בכנות מה שווה לאטמט.
