חברת ניהול נכסים שפועלת מחוץ לישראל מנהלת שישה בנייני מגורים, כל אחד עם כשש עשרה דירות. בכל חודש היא צריכה לחלק את חשבון המים המרכזי של כל בניין בין הדירות שבו, לפי צריכה בפועל. עד שהגיעה אלינו, כל התהליך נעשה ידנית, וריבוי הבניינים הפך אותו למעמסה חוזרת בכל חודש.
נקודת הפתיחה: מונה מרכזי לכל בניין, קרוב למאה קריאות בחודש
בכל בניין יש מונה מים ראשי אחד מול תאגיד המים המקומי, ולצידו מונה מים דירתי לכל יחידת דיור. בסוף כל חודש מישהו מהצוות עובר דירה דירה בכל הבניינים, מצלם את המונים, ואז יושב מול קובץ אקסל ומקליד ידנית קרוב למאה קריאות, מחשב את ההפרש מהחודש הקודם, מכפיל בתעריף, ומפיק חשבונית לכל דייר.
מה שראינו בנקודת הפתיחה:
- החישוב החודשי הפך ליום עבודה שלם, שחוזר על עצמו כל חודש מחדש על פני שישה בניינים.
- טעויות הקלדה חוזרות. ספרה אחת שגויה בקריאת מונה מים הופכת לחשבון שגוי, לתלונה של דייר, ולבדיקה חוזרת של כל הבניין.
- אין תיעוד מסודר. כשדייר שאל למה החשבון שלו עלה, לא היה קל לשלוף את הקריאה של החודש שעבר.
מה בנינו
בנינו כלי פשוט אחד, שמחליף את שלב ההקלדה והחישוב הידני בכל הבניינים, בלי לשנות שום דבר אחר בעבודה של הצוות:
- העלאה של האקסל הקיים ושל צילומי המונים. הצוות ממשיך לצלם את המונים בדיוק כמו קודם. במקום להקליד, הוא מעלה את תמונות המונים של כל בניין ואת קובץ החיוב של החודש הקודם.
- קריאה אוטומטית של המונים מהתמונה. מנוע זיהוי טקסט קורא את הספרות מכל צילום מונה מים ומשייך אותן לדירה ולבניין הנכונים.
- בדיקה אנושית לפני שמפיקים כלום. זה החלק החשוב. הכלי מציג את כל הקריאות שזוהו במסך אחד, לצד התמונה, ומסמן קריאה שנראית חריגה ביחס לחודש הקודם. אדם מאשר או מתקן במהירות. אין הפקה עיוורת.
- הורדה של הכול מוכן. בלחיצה אחת יורד קובץ אקסל מעודכן וגם חשבונית PDF נפרדת לכל דירה, לפי הצריכה בפועל ולפי התעריף.
לא החלפנו שום מערכת קיימת. הכלי עובד סביב האקסל שכבר היה בשימוש ומחזיר קובץ באותו מבנה.
למה לא הסתפקנו בזיהוי אוטומטי מלא
זו הנקודה שאנחנו הכי גאים בה, ודווקא היא הכי פחות מרשימה על הנייר. יכולנו לבנות מערכת שמצלמת, קוראת ומפיקה בלי שאדם יסתכל. לא עשינו את זה בכוונה. צילום מונה מים אמיתי כולל השתקפויות, אבק על הזכוכית, וזווית עקומה. זיהוי אוטומטי טועה מדי פעם, וחשבון מים שגוי לדייר שווה הרבה יותר מהדקות שהבדיקה חוסכת. השארנו את האדם בלולאה בדיוק בנקודה שבה טעות עולה ביוקר.
התוצאות
- מה שהיה יום עבודה חודשי שלם על פני שישה בניינים הצטמצם לתהליך קצר של העלאה, בדיקה והורדה.
- טעויות ההקלדה נעלמו. הקריאה מגיעה ישירות מהתמונה, והבדיקה תופסת את החריגים לפני שמפיקים חשבון.
- לכל דירה, בכל בניין, יש היסטוריית קריאות שמישהו יכול לשלוף בשנייה כשדייר שואל.
שאלות שאנחנו נשאלים על תהליך כזה
זה עובד רק על מונה מים, או גם על מונה חשמל וגז? העיקרון זהה לכל מונה שמצלמים ומקלידים ידנית. התאמנו את הכלי למונים הספציפיים של הבניינים, אבל אותו תהליך מתאים גם לחשמל ולגז.
מה קורה כשהתמונה לא ברורה והזיהוי לא בטוח? הכלי מסמן את הקריאה כלא ודאית ומבקש אישור אנושי, במקום לנחש. עדיף לעצור אדם לשתי שניות מאשר להפיק חשבון שגוי.
האם צריך להחליף את מערכת הגבייה או האקסל הקיימים? לא. הכלי עובד סביב הקובץ הקיים ומחזיר קובץ באותו מבנה. לא החלפנו שום דבר שכבר עבד.
הפרטים המזהים של הלקוח הוסרו לבקשתו. מספר הבניינים והדירות משקף את היקף העבודה בפועל.
