משרד שמלווה נותני שירותים פיננסיים בעמידה בדרישות איסור הלבנת הון הגיע אלינו עם עומס תפעולי שגדל עם כל לקוח חדש. הדרישה הרגולטורית ברורה, אבל העבודה שמאחוריה, איסוף הקבצים, פענוחם וניתוחם, נעשתה ידנית ולא הצליחה לעמוד בקצב.
נקודת הפתיחה: 60 נותני שירותים, קובץ מוצפן לכל אחד, כל חודש
כל נותן שירותים פיננסיים ששייך למשרד שולח בכל חודש קובץ Excel של עסקאות, מוגן בסיסמה, למייל ייעודי. מולם עומדות שתי חובות: קודם לוודא שכל הקבצים הגיעו ותקינים, ואז לנתח אותם כדי לזהות פעולות שמחייבות דיווח על פעולה בלתי רגילה, כמו פיצול סכומים או ריכוז עסקאות מזומן חריג.
כשמדדנו יחד את נקודת הפתיחה:
- מעל שישים לקוחות, כל אחד עם קובץ חודשי נפרד ומוצפן.
- מעקב ידני מול טבלה: מי שלח, מי טרם שלח, ולמי צריך להזכיר. בכל חודש כמה קבצים פשוט נשכחו.
- הניתוח עצמו, זיהוי דפוסים חשודים על פני כל הקבצים, נעשה בעיניים על גבי אקסל. הוא היה איטי, לא עקבי, ותלוי לגמרי בזמינות של אדם.
מה בנינו
הקמנו תהליך אחד רציף שרץ מעצמו, בשני שלבים ברורים:
- קליטה ואימות אוטומטיים. כל מייל נכנס נקלט אוטומטית. המערכת מזהה את השולח מול רשימת הלקוחות המורשים, מפענחת את הקובץ המוצפן, בודקת שהמבנה תקין, ומתעדת לכל לקוח אילו קבצים כבר התקבלו החודש. קובץ חסר או שולח לא מזוהה מסומן מיד.
- ניטור וזיהוי פעולות בלתי רגילות. כל קובץ שנאסף מתורגם למבנה נתונים אחיד, והמערכת מריצה מעליו זיהוי דפוסים: פיצול עסקאות, ריכוז מזומן חריג, ובעלות משותפת בין גורמים שאמורים להיות נפרדים. הממצאים מרוכזים לקובץ סיכום, ולצידו מסמכי מכתב מוכנים לכל ממצא שמחייב טיפול.
הכול נשמר בתיקיות מסודרות ומתועד ביומן מרכזי, כך שלכל קובץ ולכל ממצא יש היסטוריה מלאה.
למה השארנו את ההחלטה אצל בעל המקצוע
המערכת מזהה דפוסים ומכינה טיוטת מכתב, אבל היא לא שולחת דיווח לרשות לבדה, ולא מחליטה שפעולה היא באמת בלתי רגילה. ההחלטה הזו היא שיפוט מקצועי עם משמעות משפטית, והיא נשארת אצל האדם. מה שהמערכת עושה הוא להביא בפניו את כל המקרים שראויים לבדיקה, מסודרים ומתועדים, במקום שיצטרך לחפש אותם בעצמו על פני עשרות קבצים.
התוצאות
- איסוף הקבצים הפך למעקב אוטומטי. אין יותר קובץ שנשכח, ולכל לקוח יש סטטוס ברור בכל רגע.
- הזיהוי הראשוני של פעולות חשודות רץ על כל הקבצים באופן אחיד ועקבי, ולא תלוי בזמן שנשאר בסוף החודש.
- בעל המקצוע מקבל רשימת מקרים מוכנה לבדיקה במקום ערימת אקסלים, ומתפנה לעיסוק במה שבאמת דורש שיקול דעת.
שאלות שאנחנו נשאלים
המערכת שולחת דיווחים לרשות לאיסור הלבנת הון? לא. היא מזהה, מסדרת ומכינה טיוטה. ההחלטה והדיווח נשארים אצל בעל המקצוע האחראי.
איך נשמרים קבצים מוצפנים עם מידע רגיש? העיבוד רץ בסביבה מבוקרת, הקבצים נשמרים בתיקיות מסודרות עם הרשאות, וכל פעולה מתועדת. אבטחת מידע היא לא תוספת אלא חלק מהתכנון.
כמה זמן לוקח להוסיף לקוח חדש למערכת? הוספת נותן שירותים חדש היא רישום שלו ברשימת המורשים. משם הקליטה שלו אוטומטית כמו כולם.
הפרטים המזהים של הלקוח הוסרו לבקשתו. מספר הלקוחות והנתונים מבוססים על התהליך בפועל.
