קבלן חשמל, שישה עובדים, עשרות אתרי עבודה פעילים בשנה. הצד המקצועי עבד מצוין. הצד המנהלי עבד על וואטסאפ: כל עובד שקנה חומר צילם את החשבוניות ושלח לבעלים, והבעלים העביר בסוף החודש ערימת צילומים לרואת החשבון.
נקודת הפתיחה: החודש נסגר כשנמצאה החשבונית האחרונה
התמונה שעלתה במיפוי הייתה כזו:
- בין 80 ל120 חשבוניות ספקים בחודש, רובן מצולמות בטלפון, חלקן מגיעות במייל, וחלק נשארות בכיס של בגדי עבודה.
- רואת החשבון החזירה כל חודש רשימת חוסרים, והבעלים יצא למסע חיפוש: בוואטסאפ, במייל, ברכב.
- סגירת חודש ממוצעת: 12 ימים מסוף החודש. מקדמות מס שולמו לפי הערכה, והתמונה האמיתית של רווחיות פרויקט התבררה במקרה הטוב באיחור של חודשיים.
- לפי הערכת הבעלים, קרוב לשש שעות בשבוע הלכו על צילום, העברה, חיפוש ותיוק של מסמכים.
זה דפוס שחוזר אצל עסקי שטח בכל העולם. סקרים בתחום מדברים על עלות טיפול ידני של יותר מ50 שקל לחשבונית, כשקליטה אוטומטית מורידה את הרוב המוחלט של העבודה הזו.
מה בנינו
יחד עם רואת החשבון של העסק, שהייתה שותפה מלאה לתהליך, הקמנו צינור מסמכים אחד:
- ערוץ קליטה אחד לכל מסמך. העובדים ממשיכים לצלם בוואטסאפ, רק שעכשיו הם שולחים למספר ייעודי של העסק במקום לבעלים. חשבוניות שמגיעות במייל מנותבות אוטומטית מתיבת מיילים ייעודית.
- זיהוי וקליטה אוטומטיים ב iCount. כל צילום עובר זיהוי טקסט: ספק, סכום, מספר חשבונית ותאריך נשלפים אוטומטית, והמסמך נשמר מתויק וקריא. כפילות, אותה חשבונית שצולמה פעמיים על ידי שני עובדים, מזוהה ונחסמת.
- שיוך לפרויקט בלחיצה. העובד מקבל בוואטסאפ שאלה אחת: לאיזה אתר שייכת הקנייה. הבחירה מתייגת את החשבונית, וכך נבנית תמונת עלויות אמיתית לכל פרויקט.
- חוסרים מטופלים בזמן אמת ולא בסוף החודש. חשבונית שחסר בה פרט מציפה תזכורת לעובד באותו יום. רואת החשבון מקבלת גישה ישירה למערכת ומושכת את החומר מסודר.
התוצאות אחרי חודשיים
- סגירת חודש ירדה מ12 ימים לארבעה.
- זמן הטיפול השבועי בניירת ירד משש שעות לפחות מארבעים דקות, רובן אישורים בלחיצה.
- אפס חשבוניות אבודות בחודשיים המדודים, לעומת ממוצע של שבע חסרות בכל חודש קודם.
- לראשונה, הבעלים רואה עלות חומרים לכל אתר תוך כדי הפרויקט, ולא חודשיים אחרי שנגמר. בפרויקט אחד התגלתה חריגת חומרים באמצע העבודה, והתמחור של השלב הבא תוקן בהתאם.
רואת החשבון ניסחה את זה הכי טוב: “במקום לרדוף אחרי מסמכים אנחנו סוף סוף מדברים על המספרים עצמם.”
מה אפשר ללמוד מהסיפור הזה
ניירת היא לא בעיה של משמעת. היא בעיה של תהליך. כשהדרך הקלה ביותר לטפל בחשבונית היא גם הדרך הנכונה, צילום אחד לוואטסאפ, הבעיה נעלמת מעצמה.
שאלות שאנחנו נשאלים על תהליך כזה
כבר יש לנו תוכנת הנהלת חשבונות. חייבים לעבור ל iCount? לא. הפתרון נבנה סביב הכלים הקיימים. עבדנו באותה צורה גם עם חשבונית ירוקה, ריווחית וחשבשבת. הבחירה כאן נעשתה יחד עם רואת החשבון של העסק.
הזיהוי האוטומטי לא טועה? טועה לפעמים, בעיקר בצילומים קשים. לכן כל מסמך שהמערכת לא בטוחה בו עובר לאישור אנושי קצר במקום להיקלט שגוי. אצל הלקוח הזה, רוב מוחלט של המסמכים נקלט ללא מגע.
המידע הפיננסי שלנו רגיש. איפה הוא יושב? במערכת הנהלת החשבונות המאובטחת שכבר משמשת את העסק ואת רואת החשבון, לא אצלנו. אנחנו בונים את הצינור, לא מחזיקים את המידע.
הפרטים המזהים של הלקוח הוסרו לבקשתו. הנתונים נמדדו יחד עם הלקוח ורואת החשבון לפני הפרויקט ואחריו.
